1 Responsable du traitement et contact

O.T. Projects SRL, sous le nom RealtyCare, est responsable du traitement des données décrites dans la présente charte lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens du traitement. Elle peut aussi intervenir comme sous-traitant dans le cadre précis d’un mandat de gestion ; cette situation est régie par l’annexe contractuelle reproduite au chapitre 5.

Contact vie privée : ot@realtycare.be – Rue de la Borne 14 B03, 1080 Bruxelles, Belgique.

2 Personnes et activités concernées

La charte concerne notamment les visiteurs du site, prospects, clients, propriétaires, bailleurs, locataires, candidats-locataires, vendeurs, acquéreurs, candidats-acquéreurs, mandataires, bénéficiaires effectifs, fournisseurs, partenaires et personnes de contact. Elle couvre les activités de courtage, mise en location, vente, recherche, estimation, gestion locative, régie technique, relation commerciale et administration du site.

3 Données traitées

identité, coordonnées, langue, signature et qualité du contact ;
données relatives au bien, droits réels, situation locative, urbanistique, technique, énergétique et financière ;
critères de recherche, visites, échanges, offres, candidatures et décisions ;
données contractuelles, comptables, bancaires, de facturation et de paiement ;
données nécessaires à l’identification du client, du mandataire et du bénéficiaire effectif, à l’évaluation des risques et au respect des obligations de lutte contre le blanchiment ;
données de solvabilité ou justificatifs d’une candidature locative, uniquement dans la mesure pertinente et légitime ;
données techniques du site, adresse IP, journaux de sécurité et choix de cookies ;
préférences de communication et historique des demandes.

RealtyCare ne demande pas de données excessives. Les documents sensibles ne doivent être transmis que lorsqu’ils sont nécessaires et au moyen du canal indiqué.

4 Finalités et bases juridiques

Finalité	Base juridique principale
Répondre à une demande et préparer une mission	Mesures précontractuelles ou intérêt légitime à répondre
Exécuter un mandat de courtage ou de gestion	Exécution du contrat
Organiser visites, candidatures, offres et négociations	Exécution du contrat ou mesures précontractuelles
Identification, vigilance, comptabilité et obligations professionnelles	Obligation légale
Sécurité, prévention de la fraude et défense des droits	Intérêt légitime
Communication à des clients existants sur des services analogues	Intérêt légitime, avec droit d’opposition
Newsletter ou prospection lorsque le consentement est requis	Consentement, retirable à tout moment
Cookies non strictement nécessaires	Consentement

5 Données propres au courtage

Dans une mission de courtage, RealtyCare traite les données nécessaires à la prospection autorisée, à l’estimation, à la constitution et à la publication de l’annonce, à l’organisation des visites, à l’analyse des candidatures ou offres, à la négociation, à la préparation et au suivi des documents, à la preuve des diligences et au respect de ses obligations légales et déontologiques.

Les données d’un candidat ou d’une partie intéressée peuvent être communiquées au vendeur, au bailleur ou à son représentant dans la mesure nécessaire à l’examen de l’offre ou de la candidature. RealtyCare évite de transmettre un document complet lorsqu’une information limitée suffit. Une décision finale appartient au vendeur ou au bailleur, sous réserve du respect du droit applicable et de l’interdiction de discrimination.

6 Sources des données

Les données sont obtenues auprès de la personne concernée, du client, de son mandataire, des parties intervenant au dossier, de sources publiques légitimes telles que la BCE ou les registres accessibles conformément à la loi, ainsi que de partenaires professionnels lorsque cette communication est autorisée.

7 Destinataires

Selon le dossier, les données peuvent être accessibles aux membres habilités de RealtyCare, au propriétaire, vendeur, bailleur ou candidat concerné, aux notaires, experts, assureurs, comptables, prestataires informatiques, photographes, plateformes immobilières, entrepreneurs, administrations, autorités de contrôle et autres professionnels nécessaires à la mission. Chaque destinataire ne reçoit que les données utiles à son intervention.

8 Conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, puis pendant les délais imposés par les obligations légales, professionnelles, comptables, fiscales, de lutte contre le blanchiment et de preuve. Les données d’un dossier contractuel sont en principe conservées jusqu’à dix ans après la fin de la relation lorsque ce délai est nécessaire. Les prospects sans relation contractuelle font l’objet d’un délai plus court, fixé dans le registre interne de conservation. Le consentement et les choix de cookies sont conservés pendant la période nécessaire à leur preuve.

9 Transferts hors de l’Espace économique européen

Si un prestataire traite des données hors de l’Espace économique européen, RealtyCare veille à l’existence d’un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types, et met en place les garanties complémentaires nécessaires. Des informations peuvent être demandées à l’adresse de contact.

10 Sécurité et violation de données

RealtyCare met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment la gestion des accès, la confidentialité, la sauvegarde, la traçabilité et la sensibilisation. En cas de violation présentant un risque, RealtyCare applique les obligations de notification à l’Autorité de protection des données et, lorsqu’il y a lieu, d’information des personnes concernées.

11 Vos droits

Dans les conditions du RGPD, la personne concernée peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité et l’opposition, notamment à la prospection directe. Elle peut retirer son consentement sans affecter les traitements antérieurs. RealtyCare peut demander une preuve d’identité proportionnée et répond en principe dans le mois, sous réserve des prolongations prévues par le RGPD.

Une demande peut être envoyée à ot@realtycare.be. Une réclamation peut être introduite auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – www.autoriteprotectiondonnees.be.

12 Caractère obligatoire des données et décisions automatisées

Certaines données sont nécessaires pour répondre à une demande, conclure ou exécuter un contrat ou respecter une obligation légale. À défaut, RealtyCare peut ne pas pouvoir traiter le dossier. RealtyCare ne prend pas de décision produisant des effets juridiques exclusivement sur la base d’un traitement automatisé, sauf information spécifique conforme à la loi.

13 Mise à jour

La présente charte peut être adaptée. La date de sa dernière mise à jour est indiquée en tête du document. Une modification substantielle est signalée par un moyen approprié.

Charte de protection de la vie privée