1 Verwerkingsverantwoordelijke en contactpersoon
O.T. Projects SRL, onder de naam RealtyCare, is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens beschreven in dit charter wanneer zij het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Het kan ook optreden als onderaannemer binnen het specifieke kader van een beheersmandaat; deze situatie wordt geregeld door de contractuele bijlage weergegeven in hoofdstuk 5.
Contactpersoon voor privacy: ot@realtycare.be – Bornestraat 14 B03, 1080 Brussel, België.
2 Betrokken personen en activiteiten
Het charter heeft in het bijzonder betrekking op bezoekers van de site, prospects, klanten, eigenaars, verhuurders, huurders, kandidaat-huurders, verkopers, kopers, kandidaat-kopers, agenten, uiteindelijke begunstigden, leveranciers, partners en contactpersonen. Het omvat makelaardij, verhuur, verkoop, onderzoek, schatting, verhuurbeheer, technisch beheer, commerciële relaties en sitebeheeractiviteiten.
3 Verwerkte gegevens
- identiteit, contactgegevens, taal, handtekening en kwaliteit van contact;
- gegevens met betrekking tot eigendom, zakelijke rechten, verhuur, stedenbouwkundige, technische, energie- en financiële situatie;
- zoekcriteria, bezoeken, uitwisselingen, aanbiedingen, aanvragen en besluiten;
- contractuele, boekhoudkundige, bankgegevens,
facturering en betaling;
- gegevens die nodig zijn om de te identificeren cliënt, agent en uiteindelijke begunstigde, risicobeoordeling en naleving van verplichtingen ter bestrijding van het witwassen van geld;
- solvabiliteitsgegevens of bewijs daarvan huuraanvraag, alleen voor zover relevant en legitiem;
- technische gegevens van de site, IP-adres, beveiligingslogboeken en cookiekeuzes;
- communicatievoorkeuren en geschiedenis
verzoeken.
RealtyCare vraagt niet om excessieve gegevens. Gevoelige documenten mogen alleen worden verzonden als dat nodig is en via het aangegeven kanaal.
4 Doeleinden en rechtsgrondslagen
| Doel | Belangrijkste rechtsgrondslag |
| Reageer op een verzoek en bereid een missie voor | Precontractuele maatregelen of legitiem belang om te reageren |
| Voer een makelaars- of beheermandaat uit | Uitvoering van het contract |
| Organiseren van bezoeken, aanvragen, offertes en onderhandelingen | Uitvoering van het contract of precontractuele maatregelen |
| Identificatie, waakzaamheid, boekhoudkundige en professionele verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging, fraudepreventie en belangenbehartiging | Gerechtvaardigd belang |
| Communicatie naar bestaande klanten over soortgelijke diensten | Gerechtvaardigd belang, met recht van verzet |
| Nieuwsbrief of prospectie wanneer toestemming vereist is | Toestemming, op elk moment intrekbaar |
| Cookies niet strikt noodzakelijk | Toestemming |
5 Makelaarspecifieke gegevens
In een makelaarsmissie verwerkt RealtyCare de gegevens die nodig zijn voor geautoriseerde prospectie, schatting, samenstelling en publicatie van de advertentie, organisatie van bezoeken, analyse van aanvragen of aanbiedingen, onderhandeling, voorbereiding en monitoring van documenten, bewijs van due diligence en naleving van haar wettelijke en ethische verplichtingen.
De gegevens van een kandidaat of geïnteresseerde kunnen aan de verkoper, de verhuurder of zijn vertegenwoordiger worden meegedeeld voor zover dit nodig is voor de beoordeling van de aanbieding of aanvraag. RealtyCare vermijdt het verzenden van een volledig document wanneer beperkte informatie voldoende is. De uiteindelijke beslissing ligt bij de verkoper of verhuurder, onder voorbehoud van naleving van de toepasselijke wetgeving en het verbod op discriminatie.
6 Gegevensbronnen
De gegevens worden verkregen van de betrokkene, de cliënt, zijn lasthebber, de bij het dossier betrokken partijen, van legitieme openbare bronnen zoals de ECB of registers die toegankelijk zijn in overeenstemming met de wet, evenals van professionele partners wanneer deze communicatie is toegestaan.
7 Ontvangers
Afhankelijk van het dossier kunnen de gegevens toegankelijk zijn voor bevoegde leden van RealtyCare, voor de betrokken eigenaar, verkoper, verhuurder of kandidaat, voor notarissen, deskundigen, verzekeraars, accountants, IT-dienstverleners, fotografen, vastgoedplatforms, ondernemers, administraties, controleautoriteiten en andere voor de missie noodzakelijke professionals. Elke ontvanger ontvangt enkel de gegevens die nuttig zijn voor zijn tussenkomst.
8 Behoud
De gegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is voor het betreffende doel, en vervolgens gedurende de termijnen opgelegd door wettelijke, professionele, boekhoudkundige, fiscale, antiwitwas- en bewijsverplichtingen. De gegevens in een contractueel dossier worden in beginsel bewaard tot tien jaar na het einde van de relatie wanneer deze termijn noodzakelijk is. Voor prospects zonder contractuele relatie geldt een kortere termijn, vastgelegd in het interne bewaarregister. Toestemmings- en cookiekeuzes worden bewaard gedurende de periode die nodig is voor het bewijs ervan.
9 Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte
Als een dienstverlener gegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, zorgt RealtyCare voor het bestaan van een door de AVG erkend mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen, en zorgt voor de nodige aanvullende garanties. Informatie kunt u opvragen bij het contactadres.
10 Beveiliging en datalek
RealtyCare implementeert technische en organisatorische maatregelen die evenredig zijn aan de risico’s, waaronder toegangsbeheer, vertrouwelijkheid, beveiliging, traceerbaarheid en bewustzijn. In geval van een risicovolle overtreding hanteert RealtyCare de verplichtingen van melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien van toepassing, van het informeren van de betrokken personen.
11 Uw rechten
Onder de voorwaarden van de AVG kan de betrokkene verzoeken om toegang, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en verzet, in het bijzonder tegen directe prospectie. Zij kan haar toestemming intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere behandelingen. RealtyCare kan om een evenredig identiteitsbewijs vragen en reageert in beginsel binnen één maand, behoudens verlengingen voorzien door de AVG.
Een verzoek kunt u sturen naar ot@realtycare.be. Een klacht kan worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.autoriteprotectiondonnees.be.
12 Verplicht karakter van gegevens en geautomatiseerde besluiten
Bepaalde gegevens zijn noodzakelijk om te reageren op een verzoek, een overeenkomst te sluiten of uit te voeren of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Anders kan RealtyCare het bestand mogelijk niet verwerken. RealtyCare neemt niet uitsluitend besluiten met rechtsgevolgen op basis van geautomatiseerde verwerkingen, tenzij specifieke informatie in overeenstemming met de wet wordt verstrekt.
13 Bijwerken
Dit charter kan worden aangepast. De datum van de laatste update wordt bovenaan het document aangegeven. Een substantiële wijziging wordt met geschikte middelen aangegeven.