Contractuele bijlage AVG – Verhuurbeheer

BIJLAGE 6 – Verwerking van persoonsgegevens

A. Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de partijen (en hun mogelijke agenten) als gegevensbeheerders

Als onderdeel van de uitvoering van deze overeenkomst is elke partij verplicht om als verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens van de andere partij (en haar eventuele medewerkers) te verwerken. De partijen verbinden zich ertoe deze verwerking uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van de AVG en de Belgische wet van 30 juli 2018 met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens wanneer deze van toepassing zijn.

Partijen kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

identificatiegegevens: naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, burgerlijke staat, BCE-nummer, IPI-nummer;
contactgegevens: adres, statutaire zetel, e-mailadres, telefoonnummer, functie;
bankgegevens: van de Beheerder voor betaling van honoraria en, indien van toepassing, van de Principaal in geval van teruggave van door de Beheerder geïnde bedragen;
gegevens met betrekking tot de goederen die in beheer worden gegeven: adres en beschrijving van de goederen, zakelijke rechten die op de goederen rusten, enz.

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst, met het oog op het bereiken van de volgende doeleinden:

om de uitvoering van de overeenkomst en het toezicht daarop door partijen mogelijk te maken;
om het beheer van de contractuele relatie tussen de partijen mogelijk te maken;
om facturatie van diensten en eventuele invordering van schulden mogelijk te maken;

Deze gegevens worden vervolgens verwerkt op basis van artikel 6.1 (b) van de AVG.

De Beheerder kan de gegevens van de Opdrachtgever ook verwerken in het kader van de behartiging van zijn gerechtvaardigde belangen:

om de Beheerder in staat te stellen commerciële communicatie naar de Klant te sturen, bedoeld om zijn dienstverlening bij zijn bestaande klanten te promoten;
om veiligheidsredenen en om fraude te bestrijden;

Deze gegevens worden vervolgens verwerkt op basis van artikel 6.1. (f) AVG.

Ten slotte kunnen de partijen gegevens verwerken wanneer deze verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan een partij onderworpen is, waaronder in het bijzonder:

De Beheerder kan de Gegevens van de Opdrachtgever verwerken om te voldoen aan zijn wettelijke verplichting in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Deze gegevens worden vervolgens verwerkt op basis van artikel 6.1. (c) AVG.

Binnen de strikte grenzen van wat nodig is voor de uitvoering van deze overeenkomst, kunnen de persoonsgegevens van partijen worden meegedeeld aan de volgende ontvangers:

kandidaat-huurders (of eventuele geïnteresseerden) en andere bij de missie betrokken partijen;
postdiensten die verantwoordelijk zijn voor de distributie van brieven of pakketten;
overheidsdiensten die verantwoordelijk zijn voor belastingen en sociale zekerheid;
de accountant van partijen om de naleving van hun wettelijke verplichtingen te garanderen;
de IT-dienstverlener die verantwoordelijk is voor de IT-omgeving;
elke partner van de Zaakvoerder met het oog op de uitvoering van de toevertrouwde opdrachten en met instemming van de Opdrachtgever.

Persoonlijke gegevens worden vanwege aansprakelijkheidsredenen gedurende een periode van maximaal 10 jaar vanaf het einde van deze overeenkomst bewaard.

In het geval dat gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Unie, naar landen waarvan de Europese Commissie van mening is dat ze geen passend niveau van bescherming van persoonsgegevens kennen, neemt de betrokken partij de nodige maatregelen om de gegevens te beschermen met behulp van de standaardcontractbepalingen met betrekking tot gegevensbescherming die door de Commissie zijn aangenomen, evenals eventuele aanvullende maatregelen om een passend beschermingsniveau te garanderen. De betrokken partij legt deze clausules ter inzage op haar hoofdkantoor.

Elke partij of haar agenten kunnen, op een gedateerd en ondertekend verzoek, verzonden per e-mail of post, schriftelijke mededeling verkrijgen over de verwerkte persoonsgegevens en de overdraagbaarheid van de gegevens, evenals, indien van toepassing, de rectificatie, beperking, verwijdering of uitsluiting ervan van de gegevens die noch accuraat, noch volledig, noch relevant zijn.

Bovendien kan elke partij op dezelfde wijze bezwaar maken tegen verwerking op basis van het legitieme belang van de andere partij.

Elke partij of haar agenten kan ook een klacht indienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be – Tel. + 32 2 274 48 00 – Fax + 32 2 274 48 35) voor de uitoefening van deze rechten.

Als een partij aan de andere partij persoonsgegevens over haar agenten bekendmaakt, moet de partij die deze informatie openbaar maakt ervoor zorgen dat zij de betrokken werknemers op de hoogte heeft gebracht.

B. Verwerking door Verantwoordelijke van persoonsgegevens van derden als onderaannemer

In het kader van de uitvoering van de opdrachten die hem krachtens deze vastgoedbeheerovereenkomst worden toevertrouwd, is de Beheerder verplicht om als onderaannemer in de zin van de AVG de persoonsgegevens van derden te verwerken. Zij verwerkt deze gegevens in opdracht van en volgens de instructies van de opdrachtgever die verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de AVG.

In overeenstemming met artikel 28, paragrafen 3 en 4 van de AVG moet deze gegevensverwerking het voorwerp uitmaken van een rechtshandeling tussen de partijen die de voorwaarden van deze verwerking definiëren. De volgende bepalingen vormen de overeenkomst tussen de partijen met betrekking tot deze verwerking en moeten worden gelezen en geïnterpreteerd in het licht van de AVG.

1. Beschrijving van de behandeling

a) Doel van de verwerking: Verwerking door de Beheerder van gegevens van derden ten behoeve van het beheer van vastgoed(en) in opdracht van de Opdrachtgever.

b) Duur van de verwerking: zo lang als nodig is voor het uitvoeren van de opdrachten die door de hoofdovereenkomst aan de Beheerder zijn toevertrouwd en in ieder geval voor een duur die de duur van de hoofdovereenkomst niet overschrijdt.

c) Aard van de verwerking: verzameling en gebruik van gegevens van derden met het oog op het verzekeren van de nodige contacten voor het uitvoeren van de opdrachten die zijn toevertrouwd in het kader van het beheer van onroerend goed.

d) Doel van de verwerking: het beheer van vastgoed(en) van de Opdrachtgever door de Beheerder overeenkomstig de instructies die deze laatste in het kader van de hoofdovereenkomst geeft.

e) Soort persoonlijke gegevens:

identificatiegegevens (naam, voornaam, adres);
contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
bankgegevens;
alle andere gegevens die nodig zijn rekening houdend met het doel van de toevertrouwde missie.

f) Categorieën van betrokken personen: de categorieën van betrokkenen worden bepaald door het doel van de opdracht toevertrouwd aan de Zaakvoerder.

Dit kan met name het volgende omvatten:

huurders/kandidaat-huurders van het door de Beheerder beheerde vastgoed (en hun eventuele waarborgsommen);
mede-eigenaars of eigenaren of opdrachtgever;
van de curator van het onroerend goed dat de Beheerder in beheer heeft;
houders van zakelijke rechten op het vastgoed dat de Beheerder beheert;
van de vorige manager;
derden wier tussenkomst gewenst is in verband met het door de Beheerder beheerde vastgoed (aannemers e.d.)

De personen wier tussenkomst noodzakelijk of gewenst is, worden desgevallend door de Opdrachtgever geïdentificeerd bij het sluiten van deze overeenkomst of tijdens de uitvoering ervan.

2. Hiërarchie

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze clausules en de bepalingen van gerelateerde overeenkomsten die tussen de partijen bestaan op het moment dat deze clausules worden overeengekomen of die vervolgens worden aangegaan, prevaleren deze clausules.

3. Verplichtingen van de partijen

3.1. Instructies

a) De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructies van de Opdrachtgever, tenzij hij daartoe verplicht is op grond van het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaraan hij onderworpen is. In dit geval informeert de Beheerder de Opdrachtgever vóór de verwerking over deze wettelijke verplichting, tenzij de wet dit om gewichtige redenen van openbaar belang verbiedt.

Instructies met betrekking tot de gegevensverwerking kunnen ook achteraf door de Klant worden gegeven voor de duur van de verwerking van persoonsgegevens. Deze instructies moeten altijd gedocumenteerd worden.

b) De Verwerkingsverantwoordelijke zal de Opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte stellen indien naar zijn mening een door de Opdrachtgever gegeven instructie een schending van de AVG of andere bepalingen van het recht van de Unie of van de lidstaten met betrekking tot gegevensbescherming inhoudt.

3.2. Rechtmatigheid van de verwerking

De opdrachtgever garandeert de rechtmatigheid van de verwerkingen die hij aan de beheerder toevertrouwt. Hij zorgt ervoor dat de aan de Beheerder doorgegeven gegevens van derden relevant en actueel zijn. Het garandeert dat deze gegevens op rechtmatige wijze zijn verzameld.

3.3. Beperking van het doel

De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de specifieke doeleinden van de verwerking, zoals gedefinieerd in Artikel 1 van deze Bijlage, tenzij anders aangegeven door de Opdrachtgever.

3.4. Duur van de verwerking van persoonsgegevens

Verwerking door de Beheerder vindt slechts plaats voor de duur zoals vermeld in artikel 1 van deze Bijlage.

3.5. Veiligheid van de behandeling

a) De toezichthouder implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen en, in het bijzonder, de bescherming van gegevens tegen elke inbreuk op de beveiliging die, per ongeluk of op onrechtmatige wijze, leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde openbaarmaking van persoonsgegevens of de ongeoorloofde toegang tot dergelijke gegevens (inbreuk in verband met persoonsgegevens). Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau houden partijen terdege rekening met de stand van de kennis, de kosten van implementatie en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, evenals de risico’s voor betrokkenen.

b) De Beheerder verleent zijn medewerkers slechts toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering, het beheer en de monitoring van de overeenkomst. De toezichthouder zorgt ervoor dat personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken, zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid te respecteren of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.

3.6. Gevoelige gegevens

Indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijken, evenals op genetische gegevens of biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijk persoon, gegevens over de gezondheid of gegevens over het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijk persoon, of gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (“gevoelige gegevens”), past de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke beperkingen en/of aanvullende waarborgen toe.

3.7. Documentatie en naleving

a) Partijen zorgen ervoor dat zij kunnen aantonen dat de verwerking voldoet aan deze bepalingen.

b) De Beheerder verwerkt verzoeken van de Opdrachtgever met betrekking tot de gegevensverwerking conform deze artikelen snel en adequaat.

c) De Beheerder stelt aan de Opdrachtgever alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat wordt voldaan aan de verplichtingen zoals uiteengezet in deze artikelen en die rechtstreeks voortvloeien uit de AVG.

Op verzoek van de opdrachtgever staat de verwerkingsverantwoordelijke ook toe dat audits worden uitgevoerd op de verwerkingsactiviteiten die onder deze clausules vallen, en draagt daaraan bij, met redelijke tussenpozen of bij aanwezigheid van aanwijzingen van niet-naleving. De opdrachtgever kan besluiten de audit zelf uit te voeren of een onafhankelijke auditor aan te stellen. Bij de beslissing tot een keuring of audit kan de opdrachtgever rekening houden met de relevante certificeringen die in het bezit zijn van de toezichthouder.

De opdrachtgever kan besluiten de audit zelf uit te voeren of een onafhankelijke auditor aan te stellen. Audits kunnen ook inspecties van de gebouwen of fysieke installaties van de toezichthouder omvatten en worden, indien van toepassing, met een redelijke opzegtermijn uitgevoerd.

(d) De partijen stellen op verzoek de in dit artikel vermelde informatie beschikbaar aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit(en), met inbegrip van de resultaten van eventuele audits.

3.8. Gebruik van subverwerkers in de zin van de AVG

a) De Zaakvoerder beschikt over de algemene toestemming van de Opdrachtgever met betrekking tot de aanwerving van onderaannemers op basis van een lijst die werd overeengekomen bij het definiëren van de toevertrouwde opdracht. De Zaakvoerder brengt de Opdrachtgever minstens 1 maand op voorhand specifiek schriftelijk op de hoogte van elke voorgestelde wijziging van deze lijst door toevoeging of vervanging van onderaannemers, waardoor de Opdrachtgever voldoende tijd krijgt om zich tegen deze wijzigingen te kunnen verzetten alvorens de betrokken onderaannemer(s) aan te werven. De Zaakvoerder bezorgt de Opdrachtgever de nodige informatie om hem in staat te stellen zijn recht van verzet uit te oefenen.

b) Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke een subverwerker inschakelt om specifieke gegevensverwerkingsactiviteiten uit te voeren (namens de Opdrachtgever), doet hij dit door middel van een contract dat aan de subverwerker in essentie dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt als die welke aan de Verwerkingsverantwoordelijke worden opgelegd op grond van de bepalingen van deze bijlage.

De Verwerkingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat de onderaannemer voldoet aan de verplichtingen waaraan hij zelf is onderworpen op grond van deze clausules en de AVG.

c) Op verzoek van de opdrachtgever bezorgt de zaakvoerder hem een kopie van dit contract afgesloten met de onderaannemer en van elke eventuele wijziging die er later aan wordt aangebracht. Voor zover nodig voor de bescherming van bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie, inclusief persoonlijke gegevens, kan de beheerder de tekst van het contract redigeren voordat hij een kopie verspreidt.

d) De Zaakvoerder blijft ten aanzien van de Opdrachtgever volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de verplichtingen van de onderaannemer conform het met de onderaannemer gesloten contract.

De Beheerder brengt de Opdrachtgever op de hoogte van elk verzuim van de onderaannemer om zijn contractuele verplichtingen na te komen.

e) De Verwerkingsverantwoordelijke komt met de onderaannemer een derdebegunstigingsclausule overeen volgens welke – in het geval dat de onderaannemer materieel verdwenen is, ophoudt juridisch te bestaan of insolvabel is geworden – de Opdrachtgever het recht heeft om het met de onderaannemer gesloten contract te beëindigen en de onderaannemer te instrueren om de persoonsgegevens te wissen of terug te geven.

3.9. Internationale overschrijvingen

a) Elke overdracht van gegevens naar een derde land of een internationale organisatie door de Verwerkingsverantwoordelijke wordt uitsluitend uitgevoerd op basis van gedocumenteerde instructies van de Opdrachtgever om te voldoen aan een specifieke vereiste van het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaraan de verwerker onderworpen is, en wordt uitgevoerd in overeenstemming met Hoofdstuk V van de AVG.

b) De opdrachtgever stemt ermee in dat wanneer de verwerkingsverantwoordelijke een subverwerker inschakelt in overeenstemming met artikel 6.8 om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren (namens de opdrachtgever) en deze verwerkingsactiviteiten een overdracht van persoonsgegevens in de zin van hoofdstuk V van de AVG met zich meebrengen, de verwerkingsverantwoordelijke en de subverwerker ervoor kunnen zorgen dat hoofdstuk V van de AVG wordt nageleefd door gebruik te maken van de standaardcontractbepalingen die door de Commissie zijn aangenomen op basis van artikel 46, lid 2 AVG, op voorwaarde dat aan de gebruiksvoorwaarden van deze standaardcontractbepalingen is voldaan.

4. Assistentie aan de opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke)

a) De Beheerder zal de Opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte stellen van elk verzoek met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens dat hij van een betrokkene heeft ontvangen. Hij geeft zelf geen gehoor aan dit verzoek, tenzij de opdrachtgever hem daartoe heeft gemachtigd.

b) De Verwerkingsverantwoordelijke assisteert de Opdrachtgever bij het nakomen van zijn verplichting om te reageren op verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen, rekening houdend met de aard van de verwerking.

Bij de uitvoering van zijn verplichtingen conform de punten a) en b) volgt de Beheerder de instructies van de Principaal op.

c) Naast de verplichting van de Verwerkingsverantwoordelijke om de Principaal bij te staan op grond van artikel 4(b), assisteert de Verwerkingsverantwoordelijke de Principaal verder bij het waarborgen van de naleving van de volgende verplichtingen, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover de Verwerkingsverantwoordelijke beschikt:

1) de verplichting om een beoordeling uit te voeren van de impact van geplande verwerkingsactiviteiten op de bescherming van persoonsgegevens (“gegevensbeschermingseffectbeoordeling”) wanneer een soort verwerking waarschijnlijk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen;

2) de verplichting om voorafgaand aan de verwerking de bevoegde toezichthoudende autoriteit(en) te raadplegen indien uit een gegevensbeschermingseffectbeoordeling blijkt dat de verwerking een hoog risico met zich mee zou brengen als de opdrachtgever geen maatregelen zou nemen om het risico te beperken;

3) de verplichting om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens accuraat en actueel zijn, door de opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte te stellen als de verantwoordelijke verneemt dat de persoonsgegevens die hij verwerkt onjuist zijn of verouderd zijn;

4) de verplichtingen voorzien in artikel 32 van de AVG.

5. Melding van inbreuken op persoonsgegevens

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens werkt de Verwerkingsverantwoordelijke samen met de Opdrachtgever en assisteert hem bij het nakomen van zijn verplichtingen op grond van de artikelen 33 en 34 van de AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover de Verwerkingsverantwoordelijke beschikt.

5.1. Datalek met betrekking tot gegevens verwerkt door de opdrachtgever (de verantwoordelijke voor de verwerking)

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens met betrekking tot door de opdrachtgever verwerkte gegevens, zal de beheerder de opdrachtgever bijstaan:

a) met het oog op het melden van de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit(en), zo spoedig mogelijk nadat de Opdrachtgever hiervan op de hoogte wordt gebracht, indien van toepassing (tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen);

b) met het oog op het verkrijgen van de volgende informatie die, in overeenstemming met artikel 33, lid 3, van de AVG, moet voorkomen in de kennisgeving van de opdrachtgever, en die ten minste omvat:

1) de aard van de persoonsgegevens, inclusief, waar mogelijk, de categorieën en het geschatte aantal personen die getroffen zijn door de inbreuk en de categorieën en het geschatte aantal records met persoonsgegevens die getroffen zijn;

2) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;

3) de maatregelen die zijn genomen of de maatregelen die de opdrachtgever voorstelt te nemen om het lek in verband met persoonsgegevens te verhelpen, inclusief, indien van toepassing, maatregelen om mogelijke negatieve gevolgen te beperken.

Indien en voor zover het niet mogelijk is alle informatie in één keer te verstrekken, bevat de initiële kennisgeving de op dat moment beschikbare informatie en wordt, zodra deze beschikbaar komt, vervolgens zo spoedig mogelijk aanvullende informatie verstrekt;

c) om, in overeenstemming met artikel 34 van de AVG, te voldoen aan de verplichting om de inbreuk in verband met persoonsgegevens zo snel mogelijk aan de betrokkene te melden, wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen met zich mee zal brengen.

5.2. Datalek met betrekking tot gegevens verwerkt door de Verwerkingsverantwoordelijke (de onderaannemer)

In geval van een inbreuk op de persoonsgegevens die betrekking heeft op gegevens die door de Beheerder worden verwerkt, zal deze de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk na kennisname hiervan op de hoogte stellen. Deze melding bevat in ieder geval:

(a) een beschrijving van de aard van de geconstateerde inbreuk (inclusief, waar mogelijk, de categorieën en het geschatte aantal personen die door de inbreuk zijn getroffen en van de getroffen persoonsgegevensrecords);

(b) contactgegevens van een contactpunt waar verdere informatie kan worden verkregen over de inbreuk in verband met persoonsgegevens;

(c) de waarschijnlijke gevolgen ervan en de maatregelen die zijn genomen of voorgesteld zullen worden genomen om de overtreding te verhelpen, inclusief het beperken van mogelijke negatieve gevolgen.

Indien en voor zover het niet mogelijk is om alle informatie tegelijkertijd te verstrekken, bevat de initiële kennisgeving de op dat moment beschikbare informatie en wordt, zodra deze beschikbaar komt, vervolgens zo spoedig mogelijk aanvullende informatie verstrekt.

6. Niet nakomen van bedingen en opzegging

a) Onverminderd de bepalingen van de AVG, kan de opdrachtgever, in geval van niet-nakoming door de Verwerkingsverantwoordelijke van zijn verplichtingen uit hoofde van de bepalingen van deze bijlage, de Verwerkingsverantwoordelijke opdragen de verwerking van persoonsgegevens op te schorten totdat deze deze clausules heeft nageleefd of totdat het contract is beëindigd. De Beheerder zal de Opdrachtgever onverwijld informeren indien hij om welke reden dan ook niet aan deze bepalingen kan voldoen.

b) De opdrachtgever heeft het recht om de overeenkomst te beëindigen voor zover het de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met deze artikelen betreft, indien:

1) de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke is door de Opdrachtgever opgeschort in overeenstemming met punt a) en de naleving van deze clausules is niet binnen een redelijke termijn en in ieder geval binnen één maand na de opschorting hersteld;

2) de Beheerder pleegt een ernstige of aanhoudende overtreding van deze clausules of van zijn verplichtingen onder de AVG;

3) de Toezichthouder voldoet niet aan een bindende beslissing van een bevoegde rechtbank of de bevoegde toezichthoudende autoriteit(en) met betrekking tot zijn verplichtingen op grond van deze clausules of de AVG.

c) De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om het contract te beëindigen voor zover het de verwerking van persoonsgegevens op grond van deze clausules betreft, wanneer de Opdrachtgever, nadat hij de Opdrachtgever heeft geïnformeerd dat zijn instructies in strijd zijn met de toepasselijke wettelijke vereisten in overeenstemming met artikel 3.1(b), erop aandringt dat zijn instructies worden opgevolgd.

d) Na beëindiging van het contract verwijdert de Verwerkingsverantwoordelijke, naar keuze van de Klant, alle persoonsgegevens die namens de Klant zijn verwerkt en bevestigt aan de Klant dat hij deze verwijdering heeft uitgevoerd, of geeft alle persoonsgegevens terug aan de Klant en vernietigt bestaande kopieën, tenzij het recht van de Unie of het nationale recht vereist dat deze voor een langere periode worden bewaard. De Verwerkingsverantwoordelijke blijft ervoor zorgen dat deze clausules worden nageleefd totdat de gegevens worden verwijderd of geretourneerd.

Contractuele bijlage AVG – Makelaardij

Voorwerp. Deze bijlage regelt de verwerking van persoonsgegevens die wordt uitgevoerd in het kader van de opdrachten van vastgoedmakelaardij die aan RealtyCare zijn toevertrouwd. Het omvat de structuur en garanties van Bijlage 6 die van toepassing zijn op het verhuurbeheer, aangepast aan de makelaarsactiviteit.

Kwalificatie van rollen. Voor de door de wet opgelegde verwerkingen, de IPI-ethiek, de strijd tegen het witwassen van geld, het opstellen van het bewijs van due diligence en de specifieke organisatie van zijn activiteiten, treedt de Makelaar op als gegevensbeheerder. De bepalingen met betrekking tot onderaanneming zijn alleen van toepassing op verwerkingen die uitsluitend in opdracht en volgens de gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever worden uitgevoerd.

A. Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de partijen (en hun mogelijke agenten) als gegevensbeheerders

Partijen kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

identificatiegegevens: naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, burgerlijke staat, BCE-nummer, IPI-nummer;

contactgegevens: adres, statutaire zetel, e-mailadres, telefoonnummer, functie;

bankgegevens: van de Makelaar voor de betaling van honoraria en, indien van toepassing, van de Opdrachtgever in geval van teruggave van door de Makelaar geïnde bedragen;

gegevens met betrekking tot de goederen waarop de makelaarsopdracht betrekking heeft: adres en beschrijving van de goederen, zakelijke rechten die op de goederen rusten, enz.

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst, met het oog op het bereiken van de volgende doeleinden:

om de uitvoering van de overeenkomst en het toezicht daarop door partijen mogelijk te maken;

om het beheer van de contractuele relatie tussen de partijen mogelijk te maken;

om facturatie van diensten en eventuele invordering van schulden mogelijk te maken;

Deze gegevens worden vervolgens verwerkt op basis van artikel 6.1 (b) van de AVG.

De Makelaar kan de gegevens van de Klant ook verwerken in het kader van de behartiging van zijn gerechtvaardigde belangen:

om de Makelaar in staat te stellen de Opdrachtgever commerciële communicatie te sturen die bedoeld is om zijn diensten bij zijn bestaande klanten te promoten;

om veiligheidsredenen en om fraude te bestrijden;

Deze gegevens worden vervolgens verwerkt op basis van artikel 6.1. (f) AVG.

Ten slotte kunnen de partijen gegevens verwerken wanneer deze verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan een partij onderworpen is, waaronder in het bijzonder:

Makelaar kan de gegevens van Cliënt verwerken om te voldoen aan zijn wettelijke verplichting ter bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Deze gegevens worden vervolgens verwerkt op basis van artikel 6.1. (c) AVG.

Binnen de strikte grenzen van wat nodig is voor de uitvoering van deze overeenkomst, kunnen de persoonsgegevens van partijen worden meegedeeld aan de volgende ontvangers:

kandidaat-huurders (of eventuele geïnteresseerden) en andere bij de missie betrokken partijen;

postdiensten die verantwoordelijk zijn voor de distributie van brieven of pakketten;

overheidsdiensten die verantwoordelijk zijn voor belastingen en sociale zekerheid;

de accountant van partijen om de naleving van hun wettelijke verplichtingen te garanderen;

de IT-dienstverlener die verantwoordelijk is voor de IT-omgeving;

elke partner van de Makelaar met het oog op de uitvoering van de toevertrouwde opdrachten en met instemming van de Opdrachtgever.

Persoonlijke gegevens worden vanwege aansprakelijkheidsredenen gedurende een periode van maximaal 10 jaar vanaf het einde van deze overeenkomst bewaard.

Bovendien kan elke partij op dezelfde wijze bezwaar maken tegen verwerking op basis van het legitieme belang van de andere partij.

B. Verwerking door Makelaar van persoonsgegevens van derden in het kader van een bemiddelingsopdracht

In het kader van de uitvoering van de opdrachten die haar krachtens deze overeenkomst worden toevertrouwd met betrekking tot een vastgoedmakelaardijopdracht, is de Makelaar verplicht om als onderaannemer in de zin van de AVG de persoonsgegevens van derden te verwerken. Zij verwerkt deze gegevens in opdracht van en volgens de instructies van de opdrachtgever die verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de AVG.

1. Beschrijving van de behandeling

a) Doel van de verwerking: verwerking door Makelaar van gegevens van derden voor de uitvoering van de door de Opdrachtgever toevertrouwde vastgoedmakelaardijopdracht.

b) Duur van de verwerking: zo lang als nodig is voor het uitvoeren van de opdrachten die door de overeenkomst betreffende de makelaardijopdracht aan de Makelaar zijn toevertrouwd en in ieder geval voor een duur die de duur van de overeenkomst betreffende de makelaardijopdracht niet overschrijdt.

c) Aard van de verwerking: verzameling en gebruik van gegevens van derden met het oog op het verzekeren van de contacten die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdrachten die zijn toevertrouwd in het kader van de uitvoering van een opdracht voor vastgoedmakelaardij.

d) Doel van de verwerking: het uitvoeren van een vastgoedmakelaardijopdracht van de opdrachtgever door de makelaar overeenkomstig de instructies die laatstgenoemde geeft in het kader van de overeenkomst met betrekking tot de makelaardijopdracht.

e) Soort persoonlijke gegevens:

identificatiegegevens (naam, voornaam, adres);

contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);

bankgegevens;

alle andere gegevens die nodig zijn rekening houdend met het doel van de toevertrouwde missie.

f) Categorieën van betrokken personen: de categorieën van betrokkenen worden bepaald door het doel van de opdracht toevertrouwd aan de Makelaar.

Dit kan met name het volgende omvatten:

huurders/kandidaat-huurders van de door Makelaar beheerde woning (en hun eventuele waarborgsommen);

mede-eigenaars of eigenaren of opdrachtgever;

van de curator van het onroerend goed dat de Makelaar beheert;

houders van zakelijke rechten op de onroerende goederen die de Makelaar beheert;

van de vorige makelaar;

derden wier tussenkomst gewenst is in verband met de door de Makelaar beheerde goederen (aannemers e.d.)

De personen wier tussenkomst noodzakelijk of gewenst is, worden desgevallend door de Opdrachtgever geïdentificeerd bij het sluiten van deze overeenkomst of tijdens de uitvoering ervan.

2. Hiërarchie

3. Verplichtingen van de partijen

3.1. Instructies

a) De Makelaar verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van de Opdrachtgever, tenzij hij daartoe verplicht is op grond van het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaraan hij onderworpen is. In dit geval informeert Makelaar de Klant vóór de verwerking over deze wettelijke verplichting, tenzij de wet dit om gewichtige redenen van openbaar belang verbiedt.

b) De Makelaar zal de Principaal onmiddellijk op de hoogte stellen indien een door de Principaal gegeven instructie naar zijn mening een schending van de AVG of andere bepalingen van Unie- of Lidstaatsrecht met betrekking tot gegevensbescherming inhoudt.

3.2. Rechtmatigheid van de verwerking

De opdrachtgever garandeert de rechtmatigheid van de verwerkingen die hij aan de makelaar toevertrouwt. Het zorgt ervoor dat de gegevens van derden die aan de Makelaar worden doorgegeven relevant en actueel zijn. Het garandeert dat deze gegevens op rechtmatige wijze zijn verzameld.

3.3. Beperking van het doel

De Makelaar verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de specifieke doel(en) van de verwerking, zoals gedefinieerd in artikel 1 van deze Bijlage, tenzij anders aangegeven door de Opdrachtgever.

3.4. Duur van de verwerking van persoonsgegevens

Verwerking door Makelaar vindt uitsluitend plaats voor de in artikel 1 van deze Bijlage genoemde duur.

3.5. Veiligheid van de behandeling

a) De Makelaar implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van persoonlijke gegevens te garanderen en, in het bijzonder, de bescherming van gegevens tegen elke inbreuk op de beveiliging die, per ongeluk of onrechtmatig, resulteert in de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde openbaarmaking van persoonlijke gegevens of de ongeoorloofde toegang tot dergelijke gegevens (inbreuk in verband met persoonsgegevens). Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau houden partijen terdege rekening met de stand van de kennis, de kosten van implementatie en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, evenals de risico’s voor betrokkenen.

b) Makelaar verleent haar medewerkers slechts toegang tot de te verwerken persoonsgegevens voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering, het beheer en de monitoring van de overeenkomst. De Makelaar zorgt ervoor dat personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken, zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid te respecteren of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.

3.6. Gevoelige gegevens

Indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, alsmede op genetische gegevens of biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, gegevens betreffende de gezondheid of gegevens betreffende het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (“gevoelige gegevens”), hanteert de Makelaar specifieke beperkingen en/of aanvullende waarborgen.

3.7. Documentatie en naleving

a) Partijen zorgen ervoor dat zij kunnen aantonen dat de verwerking voldoet aan deze bepalingen.

b) Makelaar handelt verzoeken van Klant met betrekking tot de gegevensverwerking conform deze artikelen tijdig en adequaat af.

c) De Makelaar stelt aan de Opdrachtgever alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze clausules worden nageleefd en die rechtstreeks voortvloeien uit de AVG.

Op verzoek van de Opdrachtgever staat de Makelaar tevens toe dat audits worden uitgevoerd op de verwerkingsactiviteiten die onder deze clausules vallen, en draagt daaraan bij, met redelijke tussenpozen of bij aanwezigheid van aanwijzingen van niet-naleving. De opdrachtgever kan besluiten de audit zelf uit te voeren of een onafhankelijke auditor aan te stellen. Bij de beslissing tot een keuring of audit kan de opdrachtgever rekening houden met de relevante certificeringen die in het bezit zijn van de makelaar.

De opdrachtgever kan besluiten de audit zelf uit te voeren of een onafhankelijke auditor aan te stellen. Audits kunnen ook inspecties van de gebouwen of fysieke faciliteiten van de Makelaar omvatten en worden, indien van toepassing, met een redelijke opzegtermijn uitgevoerd.

(d) De partijen stellen op verzoek de in dit artikel vermelde informatie beschikbaar aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit(en), met inbegrip van de resultaten van eventuele audits.

3.8. Gebruik van subverwerkers in de zin van de AVG

a) De Makelaar beschikt over de algemene machtiging van de Opdrachtgever met betrekking tot de aanwerving van onderaannemers op basis van een lijst overeengekomen bij het definiëren van de toevertrouwde opdracht. De Makelaar brengt de Opdrachtgever minimaal 1 maand op voorhand uitdrukkelijk schriftelijk op de hoogte van elke voorgestelde wijziging van deze lijst door toevoeging of vervanging van onderaannemers, waardoor de Opdrachtgever voldoende tijd krijgt om bezwaar te kunnen maken tegen deze wijzigingen alvorens de betreffende onderaannemer(s) aan te werven. De Makelaar verstrekt de Opdrachtgever de nodige informatie om hem in staat te stellen zijn recht van verzet uit te oefenen.

b) Wanneer de Makelaar een subverwerker inschakelt om specifieke gegevensverwerkingsactiviteiten uit te voeren (namens de Opdrachtgever), doet zij dit door middel van een contract dat aan de subverwerker in essentie dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt als die welke aan de Makelaar worden opgelegd op grond van de bepalingen van deze bijlage.

De Makelaar zorgt ervoor dat de subverwerker voldoet aan de verplichtingen waaraan hij zelf is onderworpen op grond van deze bepalingen en de AVG.

c) Op verzoek van de Opdrachtgever bezorgt de Makelaar hem een kopie van dit contract afgesloten met de onderaannemer en van elke eventuele wijziging die daaraan nadien wordt aangebracht. Voor zover nodig om bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie, inclusief persoonlijke gegevens, te beschermen, kan de makelaar de tekst van het contract redigeren voordat hij een kopie verspreidt.

d) Makelaar blijft ten opzichte van de Principaal volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de verplichtingen van de sub-verwerker conform de met de sub-verwerker gesloten overeenkomst.

De Makelaar brengt de Opdrachtgever op de hoogte van elke tekortkoming van de onderaannemer in de nakoming van zijn contractuele verplichtingen.

e) De Makelaar komt met de onderaannemer een derdebegunstigingsclausule overeen volgens welke – in het geval dat de onderaannemer materieel verdwenen is, ophoudt juridisch te bestaan of insolvabel is geworden – de Opdrachtgever het recht heeft om het met de subverwerker gesloten contract te beëindigen en de subverwerker opdracht te geven de persoonsgegevens te wissen of terug te geven.

3.9. Internationale overschrijvingen

a) Elke overdracht van gegevens naar een derde land of een internationale organisatie door de Makelaar vindt uitsluitend plaats op basis van gedocumenteerde instructies van de Opdrachtgever om te voldoen aan een specifieke vereiste van het recht van de Unie of de lidstaten waaraan de verwerker onderworpen is, en wordt uitgevoerd in overeenstemming met Hoofdstuk V van de AVG.

b) De Opdrachtgever stemt ermee in dat wanneer de Makelaar een subverwerker inschakelt in overeenstemming met artikel 3.8 om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren (namens de Opdrachtgever) en dergelijke verwerkingsactiviteiten een overdracht van persoonsgegevens in de zin van Hoofdstuk V van de AVG met zich meebrengen, de Makelaar en de subverwerker de naleving van Hoofdstuk V van de AVG kunnen garanderen door gebruik te maken van de standaardcontractbepalingen die door de Commissie zijn aangenomen op basis van artikel 46, lid 2 AVG, op voorwaarde dat aan de gebruiksvoorwaarden van deze standaardcontractbepalingen is voldaan.

4. Assistentie aan de opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke)

a) Makelaar zal de opdrachtgever onverwijld op de hoogte stellen van elk verzoek met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens dat zij van een betrokkene ontvangt. Hij geeft zelf geen gehoor aan dit verzoek, tenzij de opdrachtgever hem daartoe heeft gemachtigd.

b) De Makelaar assisteert de Opdrachtgever bij het nakomen van zijn verplichting om te reageren op verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen, rekening houdend met de aard van de verwerking.

Bij het uitvoeren van zijn verplichtingen conform de punten a) en b) volgt de Makelaar de instructies van de Opdrachtgever op.

c) Naast de verplichting van de Makelaar om de Opdrachtgever bij te staan op grond van artikel 4(b), assisteert de Makelaar de Opdrachtgever verder bij het waarborgen van de naleving van de volgende verplichtingen, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover de Makelaar beschikt:

3) de verplichting ervoor te zorgen dat persoonsgegevens accuraat en actueel zijn, door de opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte te stellen als de makelaar constateert dat de door hem verwerkte persoonsgegevens onjuist zijn of verouderd zijn;

4) de verplichtingen voorzien in artikel 32 van de AVG.

5. Melding van inbreuken op persoonsgegevens

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens werkt de Makelaar samen met de Opdrachtgever en assisteert hem bij het nakomen van zijn verplichtingen op grond van de artikelen 33 en 34 van de AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover de Makelaar beschikt.

5.1. Datalek met betrekking tot gegevens verwerkt door de opdrachtgever (de verantwoordelijke voor de verwerking)

In geval van een lek in verband met persoonsgegevens met betrekking tot door de opdrachtgever verwerkte gegevens, zal de makelaar de opdrachtgever bijstaan:

b) met het oog op het verkrijgen van de volgende informatie die, in overeenstemming met artikel 33, lid 3, van de AVG, moet voorkomen in de kennisgeving van de opdrachtgever, en die ten minste omvat:

2) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;

5.2. Datalek met betrekking tot gegevens verwerkt door Makelaar (de onderaannemer)

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens met betrekking tot door de Makelaar verwerkte gegevens, zal laatstgenoemde de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk na kennisname hiervan op de hoogte stellen. Deze melding bevat in ieder geval:

(b) contactgegevens van een contactpunt waar verdere informatie kan worden verkregen over de inbreuk in verband met persoonsgegevens;

(c) de waarschijnlijke gevolgen ervan en de maatregelen die zijn genomen of voorgesteld zullen worden genomen om de overtreding te verhelpen, inclusief het beperken van mogelijke negatieve gevolgen.

6. Niet nakomen van bedingen en opzegging

a) Onverminderd de bepalingen van de AVG kan de Opdrachtgever, in geval van niet-nakoming door de Makelaar van zijn verplichtingen uit hoofde van de clausules van deze bijlage, de Makelaar opdragen de verwerking van persoonsgegevens op te schorten totdat laatstgenoemde deze clausules heeft nageleefd of totdat het contract is beëindigd. De Makelaar zal de Opdrachtgever onverwijld informeren indien hij om welke reden dan ook niet aan deze bepalingen kan voldoen.

b) De opdrachtgever heeft het recht om de overeenkomst te beëindigen voor zover het de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met deze artikelen betreft, indien:

1) de verwerking van persoonsgegevens door de Makelaar is door de Opdrachtgever opgeschort overeenkomstig punt a) en de naleving van deze clausules is niet binnen een redelijke termijn en in ieder geval binnen één maand na de opschorting hersteld;

2) de Makelaar pleegt ernstige of aanhoudende schending van deze clausules of van zijn verplichtingen onder de AVG;

3) De Makelaar verzuimt te voldoen aan een bindende uitspraak van een bevoegde rechtbank of bevoegde toezichthoudende autoriteit(en) met betrekking tot zijn verplichtingen op grond van deze clausules of de AVG.

c) De Makelaar heeft het recht om de overeenkomst te beëindigen voor zover het de verwerking van persoonsgegevens onder deze clausules betreft, indien de Opdrachtgever, nadat hij de Opdrachtgever heeft geïnformeerd dat zijn instructies in strijd zijn met de toepasselijke wettelijke vereisten in overeenstemming met artikel 3.1(b), erop aandringt dat zijn instructies worden opgevolgd.

d) Na beëindiging van het contract verwijdert de Makelaar, naar keuze van de Opdrachtgever, alle persoonsgegevens die namens de Opdrachtgever worden verwerkt en verklaart aan de Klant dat hij deze verwijdering heeft uitgevoerd, of geeft alle persoonsgegevens terug aan de Opdrachtgever en vernietigt bestaande kopieën, tenzij het Unierecht of het nationale recht vereist dat deze langer worden bewaard. De Makelaar blijft erop toezien dat deze clausules worden nageleefd totdat de gegevens worden verwijderd of geretourneerd.